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publicado em 25 de março de 2009 - 16h13

Eventos Empresariais: a hora de unir o útil ao agradável

Da Redação

A MPI (Meeting Professionals International) é uma associação internacional que representa os interesses do setor de eventos e profissionais da área. Participei de duas apresentações da entidade e  pude conhecer o conceito da “Arquitetura de Eventos”, que trabalha pela especialização do planejamento do conteúdo apresentado em eventos.

Para o principal defensor da proposta, Marteen Vanneste, ex-presidente do capítulo belga da entidade e autor do livro “Arquitetura de Eventos – Um Manifesto”, tão importante quanto a comunicação visual e o conceito criativo de um evento corporativo é o conteúdo da programação apresentada. Nos dias atuais, com a valorização do tempo do profissional e do trabalho em equipe, nenhuma empresa ou profissional têm tempo a perder. Portanto, não basta chamar a atenção pela inovação do conceito, pela apresentação do local ou pelo glamour de um grande espetáculo.

Os eventos corporativos, principalmente convenções anuais, reuniões de dois dias organizadas em hotéis ou grandes centros de convenções, precisam unir todas estas características a um conteúdo pertinente, que agregue valor a todos os participantes, sejam funcionários, clientes ou fornecedores.

Os eventos são extremamente valiosos para as organizações. Porém, muitas vezes, os investimentos em logística, hospedagem e a infra-estrutura da convenção são sobrepostos ao tempo dedicado à elaboração do conteúdo das apresentações. Independente do segmento de atuação de uma empresa, a organização de um grande evento somente faz sentido quando o seu conteúdo influencia os participantes, seja com aprendizado, networking ou motivação.

Planejar um evento é uma arte. E, para ela atingir os seus feitos plenos, a capacitação da equipe deixa de ser opcional para se tornar estratégica. Serão estes profissionais os responsáveis pelo planejamento e execução de todos os detalhes, desde a logística ao conteúdo.

Ainda de acordo com o Vanneste, futuramente, todo evento precisará de um “arquiteto de eventos”. Este novo este novo profissional, que já faz falta em toda grande reunião corporativa, seria o responsável pelo planejamento estratégico do conteúdo de um evento. Seria ele o profissional capaz de organizar temas interligados entre o conceito do evento, a motivação da equipe e o conteúdo, ao contrário do organizador de eventos, que costuma focar o trabalho na estrutura e na logística da convenção, por orientação natural do mercado.

Para auxiliar na produção deste planejamento estratégico, Vanneste criou um modelo completo para a construção de um evento corporativo eficaz: o IDEA. Por este sistema, que pode perfeitamente ser utilizado aqui no Brasil durante a concepção de um evento, foca-se nas quatro idéias principais da arquitetura: Identificação do objetivo; Desenvolvimento do projeto, com base nos objetivos; Execução; Avaliação dos resultados.

Pelo modelo proposto pelo autor, na primeira fase, o arquiteto de eventos deverá conhecer o cliente, o negócio em que ele atua, o orçamento disponível para produzi-lo, indicações de localização e destino e as primeiras expectativas para o evento. Somente com todas estas informações, ele poderá elaborar uma relação de objetivos a serem cumpridos. O briefing do cliente pode auxiliar muito nesta tarefa, mas na falta dele, caberá ao arquiteto de eventos desenvolver um briefing completo. Este objetivo deverá contemplar ainda o aprendizado dos participantes, o networking entre os profissionais e a motivação da equipe.

A segunda fase requer o desenvolvimento de planos para o evento. O fator surpresa deve estar presente em cada detalhe, assim como informações e conhecimentos importantes. Um grande show ou um banquete passam a ser considerados acessórios e não objetivos. Nesta fase, planeja-se efetivamente o conteúdo do evento, incluindo informações e conhecimentos que serão debatidos, além das ferramentas e táticas que serão utilizadas para se atingir os objetivos propostos.

Na terceira fase, uma execução perfeita exige o acompanhamento integral e minucioso das atividades em tempo real, antes, durante e depois do evento. A elaboração de vídeos e o acompanhamento em tempo real em blog ou em veículos próprios do evento são as sugestões do modelo de Vanneste para dar suporte e auxiliar os participantes.

A última fase avalia o que foi executado e compara as ações conseguidas com os objetivos propostos. A partir desta avaliação, que engloga a satisfação dos participantes, a aprendizagem, o impacto do que receberam, a reação da equipe e o que foi gerado em termos de trabalho, consegue-se mensurar o resultado efetivo do evento. A avaliação derruba por completo o conceito de que espetáculos e estrutura são a chave para um bom evento.

O modelo proposto por Vanneste é o primeiro passo para a profissionalização do conteúdo dos eventos, uma ação que se faz necessária em respeito ao profissional das corporações e à valorização do tempo e do capital investido nos eventos. Afinal, nada mais justo para participantes e empresas do que rechear as superproduções com bons temas e boas discussões.

O que é preciso entender é que este investimento não é isolado, não é apenas em um evento específico. Ao contrário: é um investimento que gera ganhos para toda a cadeia. Ganha o profissional que participa do evento, ganha a equipe, que fica mais técnica e motivada, ganha a empresa, com mais conquistas, e ganha o mercado com uma empresa mais eficaz e melhores serviços. Consequentemente, ganha também a indústria de eventos, definindo a relevância de seu papel para agregar valor a todos os componentes da cadeia.

Como afirmar Vanneste, a arquitetura de eventos é uma oportunidade fantástica de elevar a indústria a um nível bem mais estratégico.

*Maurício de Almeida Prado é diretor de planejamento da Plano1 Comunicação

Sobre a Plano1
Fundada em 2001, a Plano1 é uma iniciativa dos sócios e administradores Guilherme de Almeida Prado e Maurício de Almeida Prado. Seu posicionamento é criatividade com inteligência. A agência é pioneira no desenvolvimento e uso de ferramentas de retorno sobre investimento. Atualmente, a Plano1 conta com uma equipe de 50 profissionais, além de representantes locais em todo o País.

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