A questão da segurança, sempre polêmica, tratou de temas relevantes e mostrou a importância da conscientização de organizadores, produtores e, sem dúvida, os participantes de eventos. A falta de glamour do assunto, que costuma ser lembrado apenas em casos de tragédia, foi destacada ao final das discussões. Uma matéria da Revista Veja desta semana, chamada Operação Tapa Buraco, para falar sobre o projeto de segurança das Olimpíadas serviu de exemplo, como retrato do cenário atual nesse quesito.
Para tratar do tema de forma ampla, ele foi dividido em quatro subtemas: alimentos e bebidas, perfil do público alvo, contratação de serviço de segurança privada e espaços convencionais x espaços inusitados. No item alimentos e bebidas foi destacada a carência no transporte, armazenamento e manipulação, o problema de bebidas alcoólicas batizadas, dobrando a necessidade de atenção, e a alimentação do staff. A validade dos produtos e identificação de suas especificidades, como presença de glúten e lactose, também foram apontadas.
No perfil do público alvo, ficou clara a necessidade de um estudo maior para evitar prejuízo à própria escolha do local do evento. Também foi mencionada a pouca visão da importância da contratação de seguros. No quesito segurança privada, foi mostrada a falta de conhecimento de que há uma profissão regulamentada para fazer esse trabalho. Diante disso, acabam sendo contratados profissionais mais baratos ou freelas, que oferecem um serviço falho, sem interação com evento e preocupação apenas com a segurança patrimonial.
A contratação de espaços convencionais ou inusitados salientou que, muitas vezes, os convencionais podem precisar de mais atenção. Isso porque, se pressupõe que esse locais estão preparados para receber o evento, mas nem sempre é a realidade. Exigir a documentação é sempre uma boa saída, lembrando que leis existem, mas é preciso fiscalização.
Quando o assunto foram as feiras, houve divisão entre promotor e expositor e ainda o antes, durante e pós evento. Ao promotor cabe sempre trazer novas tendências e ao expositor, a execução. Na perspectiva dos organizadores, foram levantados 11 itens: feiras segmentadas, área de foco, conteúdo e exposição, feiras mais curtas, reuniões pré-agendadas, eventos mais produtivos e objetivos, stands mais eficientes e simples, espaços modulares flexíveis que se encaixem na sua necessidade, promover engajamento do visitante, eventos sociais mais inteligentes e conteúdo pós-feira.
Ao separar o pré, durante e pós, outras questões foram apontadas. Pré: saber promover, atrair o público, transformar o público em cliente e, principalmente, a equipe saber o que está fazendo, já que o público sabe o que quer. Outros itens também foram mencionados para o antes, como definir tipo de participação, levantar características da feira, fazer o planejamento estratégico, pensar na comunicação visual, convites, pré-agendamento e treinamento de staff.
O durante trouxe ideias como acessibilidade, atendimento diferenciado, experiência, inovação, conteúdo exclusivo, interatividade, uso de tecnologia, comunicação full time, qualificação da informação, controle dos processos que foram planejados, entre outros. O pós evento foi considerado fundamental, já que é quando começa a geração de negócios. Nesse momento, é preciso que seja feita a comprovação dos objetivos, levantamento de contatos, divisão por segmento e a definição da estratégia em cada segmento.
No grupo que abordou a temática cenografia, os trabalhos foram coordenados pela Abrafec - Associação Brasileira de Fornecedores de Cenografia, que levou as pessoas a pensar e discutir sobre o que é cenografia, seu papel e também os aspectos relacionados aos três pilares da cenografia: tempo, valor e qualidade.
O grupo de Meios de Pagamento discutiu como as empresas fazem a gestão dos pagamentos, as vantagens e desvantagens para empresas e fornecedores e as formas mais utilizadas para o pagamento de serviços.
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